Enormes Potential zur Effizienzsteigerung beim Facility Management

Enormes Potential zur Effizienzsteigerung beim Facility Management 

Eine Studie des Process Management Real Estate (PMRE) Monitor 2015 stützt aus der täglichen Praxis gewonnene Erkenntnisse der Baudetail AG, denen zufolge die Probleme der Immobilienbrache Mangels strukturiertem Controlling größer denn je sind. Geringe Qualität der Stammdaten und Objektdokumentation sowie fehlende Übersichten aller Daten aus Vermietung, Instandhaltung und Finanzierung sowie schlechte Projektkommunikation führen sowohl zu verspäteten Betriebs- und Wartungsarbeiten, Doppelbeschaffungen als auch zu unzureichender Gewährleistungsverfolgung. 

Die Studie des PMRE Monitor 2015 deckt auf, was potenzielle Baudetail-Kunden schon lange bemängeln: Das Facility Management leidet unter fehlender Organisations-, Projekt- und Kommunikationsstruktur. Dadurch kommt es zu Schwierigkeiten in der Objektsteuerung. Zudem stellte die Jahresanalyse 2015/2016 der BauInfoConsult fest, dass die Baubranche unter anderem durch einen Fachkräftemangel geprägt ist. Das bedeutet, künftig müssen weniger Fachkräfte ein größeres Aufgabenspektrum leisten, wodurch das Risiko von Qualitätseinbußen und Fehlern während der Bauphase sowie beim Facility Management steigt. Fazit des PMRE Monitor 2015 ist die Forderung, funktionsfähige Steuerungskonzepte im Facility Management zu etablieren. Die Ursachen für das „Verwaltungs-Chaos“ liegen allerdings nicht nur an einem ungenügenden Steuerungskonzept, sondern beginnen schon viel früher - während der Bauphase. 

Untersuchungen der Baudetail AG belegen, dass Dokumente, die während der Bauphase erstellt werden, dem späteren Facility Management nur unvollständig oder oft überhaupt nicht vorliegen. Facility Manager befinden sich daher häufig auf der Suche nach den fehlenden Objekt- und Anlagedaten sowie Dokumenten. In vielen Fällen ist eine komplette Bestandsaufnahme notwendig, die bestehende Aktenlücken füllen soll. Aufgrund eines bereits während der Bauphase mangelnden Dokumentenmanagements und der schwachen Datentransparenz können die Erwartungen, die an das Facility Management gestellt werden, nicht annähernd erfüllt werden. 

Fehlende Integration von Bau und Verwaltung führt zu Effizienzminderung im Facility Management

Die am Markt gängigen Programme konzentrieren sich allerdings lediglich auf die Bauphase oder ausschließlich auf das Facility Management. Daher werden für Bau und Verwaltung verschiedene Softwareprodukte eingesetzt, die kostenaufwendige Mitarbeiterschulungen, komplizierte Abstimmungsprozesse sowie etliche Fehler bei den Datenübertragungen zur Folge haben. 

Die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Softwarelösung haben die Branchen-Experten der Baudetail AG frühzeitig erkannt und eine Projektsteuerungs- und Managementsoftware entwickelt, die ein phasenübergreifendes Bau- sowie Immobilienmanagement ermöglicht. Die Anwendung für den kompletten Immobilien-Lebens-Zyklus vermeidet Datenverluste und gewährleistet die Integration aller Projektbeteiligten, ein strukturiertes Dokumentenmanagement sowie revisionssicheres Arbeiten in Echtzeit. 

Aufgrund der Zusammenführung von Bauphase und Facility Management in derselben Software stehen alle Dokumente auch nach Realisierung des Bauprojekts übersichtlich zur weiteren Nutzung zur Verfügung, so dass die geschilderten Probleme vermieden werden können.